|
Y Bwrdd Rheoli |
|
Lleoliad: |
Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel |
|
|
||
|
Dyddiad: |
Dydd Llun, 20 Hydref 2014 |
|
|||
|
Amser: |
13.30 - 15.00 |
|
|||
|
|
|||||
|
|
|||||
|
Cofnodion: MB (15-14) |
|||||
|
|
|
|
|||
|
Aelodau’r Pwyllgor: |
|
Claire Clancy, Prif Weithredwr a Chlerc (Cadeirydd) Anna Daniel, Pennaeth Trawsnewid Strategol Non Gwilym, Pennaeth Cyfathrebu Bedwyr Jones, Pennaeth TGCh Dros Dro Mair Parry-Jones, Pennaeth y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi Kathryn Potter, Pennaeth Ymchwil Mike Snook, Pennaeth Pobl a Lleoedd Craig Stephenson, Cyfarwyddwr Dros Dro Gwasanaethau’r Comisiwn Dave Tosh, Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad dros dro a Chyfarwyddwr TGCh Christopher Warner, Pennaeth Pwyllgorau Polisi a Deddfwriaeth Siân Wilkins, Pennaeth Gwasanaeth y Siambr a Phwyllgorau Virginia Hawkins, Pennaeth Llywodraethu |
|||
|
|
|
||||
|
|
|
|
|||
|
Staff y Pwyllgor: |
|
Liz Jardine (Ysgrifenyddiaeth)
|
|||
|
|
|
||||
|
|
|
|
|||
|
Eraill yn bresennol: |
|
Sulafa Thomas, Pennaeth Ysgrifenyddiaeth y Comisiwn Gareth Watts, Pennaeth Archwilio Mewnol |
|||
|
|
|
||||
1 Cyflwyniadau, ymddiheuriadau, a datganiadau buddiant
Cafwyd ymddiheuriadau gan Nicola Callow (y Pennaeth Cyllid) ac Elisabeth Jones (Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cyfreithiol)
Nid oedd buddiannau i’w datgan.
2 Nodyn cyfathrebu i’r staff - Anna Daniel
2.1 Cytunodd Anna Daniel i ddrafftio nodyn am drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion.
3 Cofnodion y cyfarfod diwethaf (9 Hydref 2014) - Papur 1
3.1 Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Hydref yn gofnod cywir.
4 Adolygiad Adnoddau Dynol/Y Gyflogres - Papur 2 a atodiad
Croesawyd Gareth Watts (y Pennaeth Archwilio Mewnol) i’r cyfarfod i gyflwyno canfyddiadau’r adroddiad archwilio mewnol ar y prosiect Adnoddau Dynol / y Gyflogres. Roedd yr adolygiad yn edrych yn fanwl ar agweddau allweddol ar lywodraethu a rheoli cam 1 y prosiect, a nodwyd meysydd y dylid rhoi sylw iddynt cyn symud ymlaen i gam 2. Roedd y prosiect wedi cyflawni hunanwasanaeth ymarferol ar gyfer y gyflogres ac AD yn rhannol, er gwaethaf anawsterau, fel llithriant o ran amserlenni cyflawni. Roedd yr adroddiad yn nodi rhai ffactorau a oedd wedi cyfrannu at yr anawsterau, a gwahoddodd Gareth sylwadau gan y Bwrdd o ran argymhellion yr adroddiad.
Cytunodd y Bwrdd fod angen deall pam y cafwyd y problemau, a chafwyd sgwrs am y gwersi a ddysgwyd, a sut y gellid eu cymhwyso i brosiectau yn y dyfodol. Gwnaed yr argymhellion a ganlyn:
• Y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau i gadarnhau’r adnoddau sy’n ofynnol, y buddsoddiad, yr arbenigedd o ran staff, a chwmpas pob prosiect mawr newydd;
• mabwysiadu’r cwestiynau herio a chraffu allweddol, a luniwyd gan Gareth Watts, fel dull o asesu prosiectau yn y dyfodol, gan gynnwys cam 2 y prosiect Adnoddau Dynol / y Gyflogres;
•
gweithredu system mentor ar gyfer rheolwyr prosiect newydd a
datblygu proses o ddethol a hyfforddiant ar gyfer staff, gan
gynnwys Uwch Swyddogion Cyfrifol;
• sicrhau
bod negeseuon allweddol i staff yn glir, gan nodi disgwyliadau
rhesymol; cael adborth drwy brofion gyda defnyddwyr; a
• sicrhau bod
y rhai sy’n ymwneud ag ymdrin â chontractwyr yn
brofiadol, ac wedi’u paratoi i herio’n briodol yn
ôl yr angen.
Byddai’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn edrych ar yr adroddiad yn eu cyfarfod nesaf ar 10 Tachwedd.
Camau i’w
cymryd:
• Gareth
Watts a Virginia Hawkins i ystyried sut i gyfleu’r neges
ynghylch y gwersi a ddysgwyd i staff, gan gynnwys cyfrannu at
arferion gwaith ar gyfer rheolwyr y prosiect, a pharatoi neges ar
gyfer staff; ac
• Adolygu’r canllawiau a’u mabwysiadu’n ffurfiol; dylid cynnwys disgrifiad swydd a llythyr dirprwyo gan y Prif Weithredwr at bob Uwch Swyddog Cyfrifol newydd, yn amlinellu’r cyfrifoldebau a’r disgwyliadau.
5 Strategaeth TGCh - cyflwyniad a thrafodaeth - Llafar
Cyflwynodd Dave Tosh a Bedwyr Jones y Strategaeth TGCh i’r Bwrdd, i amlinellu’r hyn a gyflawnwyd drwy droi at ddarpariaeth fewnol, y weledigaeth ar gyfer gwasanaethau yn y dyfodol a’r amserlenni a ragwelir ar gyfer eu rhoi ar waith. Bu’r pontio yn rhaglen newid busnes o bwys. Byddai’r datblygiadau arloesol a’r gwelliannau yn newid y ffordd y mae staff ac Aelodau yn gweithio, gan ddarparu gwasanaeth a fyddai’n cefnogi swyddfa symudol yn llawn, yn fwy cyfeillgar i’r amgylchedd ac yn sicrhau bod data yn haws i ddod o hyd a’i ddefnyddio.
Nododd Dave Tosh yn arbennig fod yr ymddiriedaeth a’r ddealltwriaeth rhwng y gwasanaeth TGCh a gweddill y sefydliad wedi cynyddu yn ystod y cyfnod pontio. Penodwyd Rheolwr TG newydd i gynorthwyo staff a’r Aelodau i ddefnyddio’r caledwedd newydd, ac i ddarparu hyfforddiant pwrpasol. Byddai’r holl hyfforddiant yn cael ei ddarparu yn ddwyieithog a byddai’n cynnwys ymweliadau â swyddfeydd etholaethol.
Cafodd aelodau’r Bwrdd sicrwydd am ddiogelwch y Cwmwl, y mae’r Cynulliad wedi dechrau ei fabwysiadu, gan ddechrau gyda symud y wefan i Sharepoint.
Mynegodd aelodau’r Bwrdd eu diolch i Dave Tosh a’r tîm TGCh.
6 Diweddariad ar Adolygiad y Cofnod; a Chasgliadau’r prosiect Cyfieithu Peirianyddol - Papur 3 ac atodiadau
Cyflwynodd Dave Tosh a Bedwyr Jones y Strategaeth TGCh i’r Bwrdd, i amlinellu’r hyn a gyflawnwyd drwy droi at ddarpariaeth fewnol, y weledigaeth ar gyfer gwasanaethau yn y dyfodol a’r amserlenni a ragwelir ar gyfer eu rhoi ar waith. Bu’r pontio yn rhaglen newid busnes o bwys. Byddai’r datblygiadau arloesol a’r gwelliannau yn newid y ffordd y mae staff ac Aelodau yn gweithio, gan ddarparu gwasanaeth a fyddai’n cefnogi swyddfa symudol yn llawn, yn fwy cyfeillgar i’r amgylchedd ac yn sicrhau bod data yn haws i ddod o hyd a’i ddefnyddio.
Nododd Dave Tosh yn arbennig fod yr ymddiriedaeth a’r ddealltwriaeth rhwng y gwasanaeth TGCh a gweddill y sefydliad wedi cynyddu yn ystod y cyfnod pontio. Penodwyd Rheolwr TG newydd i gynorthwyo staff a’r Aelodau i ddefnyddio’r caledwedd newydd, ac i ddarparu hyfforddiant pwrpasol. Byddai’r holl hyfforddiant yn cael ei ddarparu yn ddwyieithog a byddai’n cynnwys ymweliadau â swyddfeydd etholaethol.
Cafodd aelodau’r Bwrdd sicrwydd am ddiogelwch y Cwmwl, y mae’r Cynulliad wedi dechrau ei fabwysiadu, gan ddechrau gyda symud y wefan i Sharepoint.
Mynegodd aelodau’r Bwrdd eu diolch i Dave Tosh a’r tîm TGCh.
7 Adroddiad Rheoli Ariannol Medi 2014 - Papur 4
Rhoddodd Claire Clancy y wybodaeth ddiweddaraf yn dilyn cyfarfod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ar 20 Hydref, ac amlinellodd y sefyllfa ariannol bresennol a’r rhagamcan o’r gyllideb sydd ar gael ar gyfer buddsoddi, sef oddeutu £8-900,000. Gofynnwyd i Dave Tosh a Mike Snook adolygu eu blaenraglenni gwaith o ran TGCh ac Ystadau, i archwilio’r hyn y gellid ei ddwyn i’r flwyddyn ariannol gyfredol, er mwyn lleihau’r pwysau ar gyllidebau yn y dyfodol. Byddai’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau yn adolygu’r sefyllfa ariannol unwaith eto ym mis Tachwedd, ac yn canfod pa brosiectau neu eitemau buddsoddi a ellid, yn wir, eu dwyn ymlaen.
8 Diweddariad y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau - Llafar
9 Unrhyw Fusnes Arall
Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 6 Tachwedd.